Mindenki keményen dolgozott. A projekt kész, a kivitelezés befejeződött. Mi történik ilyenkor a projekt adataival? A rajzokat, specifikációkat, gyártói útmutatókat és az összes társított adatot meg kell valahogyan őrizni.
Nem lehet egyszerűen kitörölni ezeket, ugyanakkor a tárhely és az adattárolás költsége mindig magas. A megoldás a hatékony archiválás. Győződjön meg róla, hogy adatait biztonságosan és költséghatékonyan tárolja, és optimális mennyiségű tárhelyet használ fel. Arra is feltétlenül ügyeljen, hogy az adatait olyan formátumban őrizze meg, amely lehetővé teszi, hogy bármikor lekérdezhesse azokat. A kérdésnek jogi oldala is van, mivel a biztosítási, a felelősségi és a tulajdonjogi szempontok kötelezővé tehetik az adatok egy adott ideig történő megőrzését.
Az alábbi négy tippel szeretnénk segíteni a projektek hatékony tárolását.
1. A fizikai tárhely és a tömörítés
A fizikai tárhely minden cégen belül kiemelt értéket képvisel. Ha egy hálózaton dolgozik, akkor az informatikai munkatársak folyamatosan arra fogják kérni, hogy bánjon takarékosan a kiszolgálókon elérhető lemezterülettel.
A kiszolgálók fizikai tárhelyeivel az a baj, hogy könnyen hozzáférhetőek. Túlságosan is könnyű a kiszolgálóra halmozni az adatokat, és csak később szembesülni a következményekkel.
A fizikai tárhelyek másik típusát a hordozható eszközök képviselik. Talán vannak még néhányan, akik emlékeznek az Iomega ZipDisk lemezekre. A régi szép idők, mikor egy lemezre még csak egy projekt fért fel. Manapság már inkább olyan USB-s merevlemez-meghajtókat vagy SSD-meghajtókat használunk, amelyeken több terabájtnyi adat is lehet. Az ilyen lemezek mindig hozzáférhetőek, ott tarthatóak a számítógép mellett, az operációs rendszer egyik meghajtójaként működnek, és könnyen hordozhatók. Biztonságot is nyújtanak, mivel az érzékeny projektekhez jelszavas védelmet lehet rajtuk biztosítani, és szükség esetén akár egy széfbe is bezárhatók.
Elgondolkodott már azon, hogy megérné tömörítést használni a nagy mennyiségű adatok archiválásához?
Sokféle tömörítő-alkalmazás létezik. Ezek az alkalmazások egy ismert fájltípusba tartozó tömörített fájlba tömörítik az adatokat, amelyek közül a ZIP a legismertebb. A ZIP a tömörített fájlok iparági normájává vált. A Windows ismert fájlformátumként azonosítja a ZIP-fájlokat, és mindenféle külön szoftver segítsége nélkül képes ebbe tömöríteni fájlokat, illetve újra kicsomagolni azokat a tömörítésből az eredeti formátumukba. A WinZip ezen kívül további szolgáltatásokat is kínál, például képesek arra, hogy nagyméretű tömörített fájlokat több lemezen helyezzenek el. Jelszavas védelmet is nyújtanak, és remekül használhatók akkor, amikor rengeteg adatot tartalmazó nagy projekteket kell archiválni. Egy ZIP-fájl az adatokat az eredeti méretüknek akár 50 százalékára is képes tömöríteni.
2. Biztonság
A biztonság mindig az egyik legfontosabb kérdés, ha adatokat archiválunk. Képzeljük el, mi történne, ha néhány rossz szándékú egyén hozzáférne egy börtön kivitelezési adataihoz, hogy kiszabadíthassa a cimboráit. Ez a forgatókönyv értelemszerűen inkább illik egy akciófilmbe vagy rajzfilmbe, de a lényegre így is rávilágít. Az adatokat védeni kell.
Milyen módszert használ az adatai védelmére? Sokféle megoldás létezik a jelszavas védelemtől a magas szintű virtuális magánhálózatokig (VPN). Bevett vállalati biztonsági megoldás az, amikor a munkatársak interneten keresztül jelentkeznek be a vállalati kiszolgálóra egy kötelező titkosítási rendszer használatával, hogy hozzáférhessenek az archivált (és az aktuális) adatokhoz. Ennek a technológiának az egyik jól ismert értékesítője az RSA SecureID.
A cég egy digitális kijelzővel rendelkező, kulcstartószerű kis eszközt gyárt, amely megadja a vállalati kiszolgálóra történő bejelentkezéshez szükséges feloldókódot. A feloldókód rendszertelenül, pár másodpercenként frissül, és együttműködik a szoftver bejelentkezéshez használt titkosítási algoritmusával, így gondoskodik a biztonságos hozzáférésről.
Az RSA SecureID magas szintű vállalati biztonságot nyújt, de az egyéni biztonság megteremtése is csak az odafigyelésen múlik. Mindig védje jelszóval az adatait, a hordozható HDD-ket ne tartsa a laptoptáskában, és használja a józan eszét az archivált adatok védelmének biztosítása során.
3. Jogi kérdések
Gyakran előfordul, különösen az építőipar területén, hogy mihelyt elkészül a végső terv, megépítik és befejezik az épületet, a tervezési folyamat leáll. A rajzkészlet utolsó változatát megkapja az épület tulajdonosa, és a projektet lezárják. Napjaink felelősségalapú világában minden olyan ingatlan esetében, amelyet építész, szerkezettervező vagy több ágazatot is kiszolgáló mérnöki tanácsadó cég tervezett, a tervezőnek meghatározott ideig biztosítékokat kell szolgáltatnia arra nézve, hogy felelős az általa tervezett szerkezetért. Ez az időszak lehet 10 vagy 20 év, a lényeg, hogy a tervadatokat meg kell őrizni – ez tehát az a jogi kötelezettség, amely szintén a projektek archiválását kívánja meg.
4. A szoftverek
Minden vállalat, szervezet, iskola, egyetem, múzeum, mérnök és építész más-más módszerek, rendszerek és biztonsági megoldások alkalmazásával archivál. Azt a módszert kell használni, amelyik a legjobban beválik. A technológia gyorsan fejlődik. Most már hatalmas, a tárhelyeiket bérbe adó kiszolgálófarmok kapacitását is kihasználhatjuk. Aztán ott van a felhő, és a hozzá tartozó alkalmazások, például az Autodesk 360.
Autodesk 360 szolgáltatást bárki használhatja egy egyszerű ingyenes regisztrációt követően a www.360.autodesk.com oldalon. A bejelentkezés az Autodesk 360 felhő szolgáltatásra a lehető legegyszerűbb. Mindössze a nevünket, email címünket és a magunk választotta jelszót kell megadnunk, és már használhatjuk is a szolgáltatást.
Az ingyenes szolgáltatáshoz 3 Gb tárhely jár, amely bőven elég ahhoz, hogy a rendszert kipróbáljuk, illetve néhány kisebb projektet felvigyünk a felhőre.
Az Autodesk 360 megosztási lehetőségei nagyon rugalmasak. Egy tervet megoszthatunk teljes hozzáféréssel, ha a főnökünknek nem csak a letöltés hanem a további megosztás jogát is megadjuk, vagy korlátozott, illetve a csak nézegetésre szóló jogosítványokkal. Ez utóbbit nyugodtan elküldhetjük a megrendelőknek, így nem kell aggódnunk, hogy a terveket még vázlatos állapotban letölti, esetleg belejavít, vagy netán még továbbítja is. Rajtunk áll, hogy a négy biztonsági szint közül melyikkel osztjuk meg a terveinket.
Az Autodesk 360 szolgáltatásról itt olvashat bővebben.
Az archiválás mérettől függetlenül minden üzleti vállalkozás vagy szervezet alapvető feladata. Jogi követelményeket, biztonsági szempontokat és a hozzáférhetőség kérdését is figyelembe kell venni az archiválás rendszerének kialakítása során. Olvasható marad-e az archivált adat, miután 20 évig tárolták valamilyen kiszolgálón? Mindezeket át kell gondolni ahhoz, hogy az adatok megőrzését és védelmét biztosítani lehessen. Elég-e beszerezni valamilyen azonnal használható megoldást, vagy a felmerülő igényeket egy személyre szabott rendszer tudja igazán kielégíteni? Az archiválás önmagában is külön munkakörré válhat, így a nagyobb vállalkozások és szervezetek teljes munkaidőben dolgozó archiválókat alkalmaznak, vagy külső archiválási tanácsadókat kérnek fel, ha a helyzet megköveteli.
Az archiválás tehát megkerülhetetlen feladat minden üzleti vállalkozásban vagy szervezetben.
További, az Autodesk megoldásokkal kapcsolatos hírek, események, szakmai anyagok, esettanulmányok, tippek és trükkök valamint események és pályázatok bemutatása és ismertetése az Autodesk közösségi portálján, a www.autodeskforum.hu weboldalon. (x)
Szóljon hozzá
A hozzászóláshoz be kell jelentkezni.