Abstract: The process of decision-making situations accompanies each project and each decision specific information is needed. Complex investment projects a large number of data should be treated for this purpose database should be established. This article describes that each investment projects decisions arising from the data collected on, how to handle. The decision points and the data link system can be described with the connection matrix. The connection matrix is a tool for project planning stage that would assist the transparent management of necessary information and the right decision is made.
1. A tervezési folyamat fogalmi meghatározása
A GÖRÖG (1993), HUSTI (1999) és JELEN-MÉSZÁROS (2008) munkák alapján mutatjuk be a tervezéshez kapcsolódó fogalomkört, ehhez kapcsolódóan kerül bemutatásra a cikk témáját képező megközelítési mód. JELEN-MÉSZÁROS (2008) szerint: a tervezés tudatos, következetes és folyamatos döntéshozatal (egyben kockázatvállalás), a döntéshozatali folyamat (többnyire formalizált) megszervezése; folyamat, amely a vállalat céljainak megalapozásával indul, majd a célokból kiindulva jelöli ki az azok megvalósításához szükséges konkrét eszközöket; eszköz, amellyel elő lehet készíteni a jövőben szükségessé váló döntéseket. A tervezési döntések több szempontból is különleges döntések:
– Megelőzik a cselekvést, vagyis előrelátó döntések, mert még a cselekvés előtt meg kell hoznunk. A tervezés tárgya a jelenlegi döntések jövőbeni hatása. Tervezésre azért van szükség, mert a döntéseket a jelenben lehet meghozni, ezek hatásai azonban a jövőt is érintik.
– A tervezés során minden döntésnél számolni kell a már korábban hozott döntéseink hatásaival, vagyis a tervezési döntések időben is, logikailag is egymással összefüggő rendszert alkotnak. A tervezés lényegi jellemzője, hogy a döntések több lépés eredményeként, a döntési folyamat számos, egymásra épülő szakaszának következményeként születnek.
– A döntések a kívánt változást előidéző cselekvésekre vonatkoznak, azt feltételezve, hogy ezen cselekvések nélkül a változás nem következik be, vagyis az elvárt eredmény nem realizálódik.
– A tervezés minősége általában nem, vagy csak közvetetten mérhető.
A tervezés folyamatában az információgyűjtés, és -elemzés, prognózisok készítése, tervváltozatok kidolgozása, a döntés, majd a terv kivitelezése követik egymást. Az idézett fogalmi meghatározás általában beszél a tervezésről és a tervezési folyamatról. Itt egy olyan módszert ismertetünk, mely elsősorban a projekttervezést segíti. A módszer leírása előtt röviden kitérünk a projekttervezés fogalmára és a projekttervezési technikák néhány ismert fajtájára. „A projekttervezés vagy a beruházás megvalósításának tervezése rendszertechnikai szempontból olyan probléma-megoldási folyamat, amely a projektötlet felvetődésének időpontjára jellemző tényállapot elemzéséből indul ki, és egy elképzelt célt vagy célállapotot kíván elérni. Az induló tény- és célállapot között helyezkedik el a projekttervezés folyamata, melynek alkalmazásával a két állapot közötti különbséget kell áthidalni.” (Husti, 2008, pp. 279.) GÖRÖG szerint a projekttervezés elsődleges célja, hogy a létesítmény megvalósítás folyamatának, vagy e folyamat résztevékenységének az időbeni megvalósulását – a megvalósítás időbeni összefüggéseit – feltárja, s ezáltal a létesítmény létrehozását az idő tekintetében tervezhetővé tegye. Az alábbiakat tartja a legismertebb tervezési technikáknak (Görög, 1993). Az egyik legáltalánosabban alkalmazott technika a Gant diagram. A diagramban függőleges tengelyén az adott projektre jellemző tevékenységeket sorolják fel, célszerűen a tevékenységek időrendjét, illetve logikai sorrendjét követve. A vízszintes tengelyen, a tevékenység megnevezésével egy sorban az elvégzéséhez szükséges időtartamot jelölik meg. Egy másik projekttervezési módszer a hálóterv, vagy háló diagram készítése. Ennek két alaptípusa alakult ki, melyek a bennük használt jelölésekben különböznek. A hálóterv készítésénél a projekt időrendben egymásután következő tevékenységeit, e tevékenységek közötti logikai kapcsolatokat, majd a tevékenységek időtartamát határozzák meg. A CPM diagram az egyik alaptípus, amelyben a tevékenységeket nyilak jelölik. Egy-egy nyíl kezdőpontja a tevékenység kezdetét, a nyíl hegye a tevékenység befejezését jelöli. Két nyíl között szereplő kör (vagy más geometriai alakzat) egy meghatározott időpontot jelöl, amelyben egy tevékenység befejeződik, egy másik pedig elkezdődik. A precedencia (elsőbbségi) diagram elkészítése a tevékenységek közötti precedencia (elsőbbségi) viszonyok meghatározásával kezdődik, majd a tevékenységek időtartamának meghatározásával folytatódik. A projektterveknek ennél a formájánál a nyilak nem a tevékenységeket, hanem csak a tevékenységek közötti kapcsolatok jellegét fejezik ki, reprezentálva ezzel a projekttervben foglalt tevékenységfolyamat megvalósulásának irányát. GÖRÖG (1993) alapján megjegyezzük, hogy mindegyik projekttervezési technika folyamata négy lépésből áll, melyek a következők:
– a tevékenységek definiálása,
– a tevékenységek közötti viszony, kapcsolatok meghatározása (attól függően melyik tervezési technikát alkalmazzuk),
– a tevékenységek időtartamának meghatározása,
– a diagram összeállítása.
A felsorolt projekttervezési technikák mindegyike alapvetően a projektek fizikai megvalósításának folyamata során felmerülő tevékenységeket tervezi, az adott tevékenység elvégzéshez szükséges idő hozzárendelésével. Az alábbiakban bemutatásra kerülő módszer, ún. kapcsolati mátrix elkészítése, véleményünk szerint a JELEN-MÉSZÁROS (2008) műben definiált tervezési folyamat részeként az információgyűjtés és az adatelemzés hatékony eszköze lehet, mellyel célszerű kibővíteni a projekttervezési folyamatot.
2. Döntési struktúra, adatstruktúra, kapcsolati mátrix
2.1 Az adatkezelés folyamata
Egy beruházás megvalósulásához vezető folyamat első lépése – az ötlet felvetése után – annak vizsgálata, hogy „érdemes-e” megvalósítani a beruházást. Ennek a nagyon egyszerűen feltehető kérdésnek a megválaszolása általában igen bonyolult elemzést igényel. Ebben a cikkben egy projektfolyamat ismertetésén belül a döntési struktúra ismertetését végezzük el. Az erőforrások szempontjából az adatok rendelkezésre állását, illetve e két tényező kapcsolódását elemezzük. Olyan személetmódot, módszert mutatunk be, melynek alkalmazásával csökkenthető a tervezési időszakban hozott hibás döntések esélye. Egy projekt során a projekt típusától függően az adatok meghatározott körével kell dolgozni. Az adatbázis tartalma folyamatosan változik: korábban ismeretlen adatok kerülnek be, vagy a meglévők értéke változik meg. Az adatkezelés folyamatának párhuzamosan és összehangoltan kell futnia a projekt egyéb folyamataival: a lehető legfrissebb és legpontosabb adatoknak kell rendelkezésre állnia a felhasználás időpontjában. A felhasználás kapcsolódhat egy végrehajtandó tevékenységhez vagy egy döntési ponthoz. Itt elsősorban az adatok és a döntések kapcsolatát vizsgáljuk. Ahhoz, hogy az összhang biztosítható legyen, az adatok beszerzésének időpontját, módját, költségét meg kell határozni, ehhez viszont át kell látni a projekt teljes futamidején szükséges tevékenységeket, döntéseket. A modell felépítésének elemzésével világossá válik az adatok kapcsolódása a meghatározó folyamatokhoz, így a projekt tervezésekor számolhatunk az adatokhoz kötődő kockázatokkal:
– nem szerezhető be (pl. jövőbeli pénzügyi feltételek);
– nem szerezhető be időben (pl. egyes geológiai, fizikai adatok csak a próbafúrás után derülnek ki);
– „nem éri meg” a beszerzésük (pl. bizonyos geológiai, fizikai adatok kutatófúrásokkal mérhetők, de lehetséges, hogy ezek költsége nem térül meg, így nem éri meg beszerezni ezeket).
A projekt döntések sorozata. A döntésekhez megfelelő időpontban, megfelelő „minőségű” adatok kellenek. A döntések jelentős része a tervezési időszakban születik, de a döntések a teljes folyamatot végigkísérik. Egy projekt jól jellemezhető a projekt során fellépő döntési helyzetek összességével (döntési struktúra). A döntési helyzetek elemzése és a kockázatelemzés szoros kapcsolatban áll egymással, hiszen mindkét megközelítés a teljes projekt folyamat során jelentkező hatásokat és azok összefüggéseit vizsgálja.
Egy beruházási típusba tartozó projektek megvalósításakor nyert tapasztalatok alapján kidolgozott rendszer egyfajta döntéstámogató szakértői rendszernek tekinthető. Az adatstruktúrát (adatbázist) a döntési struktúra határozza meg. A szükséges adatok körét a döntési struktúra elemeinek vizsgálatával lehet meghatározni. Az adatbázis meghatározásához tudni kell, hogy
– a projekt során milyen döntési helyzetek adódnak;
– a döntésekhez milyen adatok szükségesek.
Az adatbázis tervezésekor természetesen figyelembe kell venni, hogy a döntésekhez szükséges adatok beszerezhetők-e. Az adatbázisban elhelyezett adatokat pedig értékelni kell minőség és megbízhatóság szempontjából. A kidogozott modell a beruházási döntéstámogatás közvetlen eszköze. A rendszer a kiválasztott szakterületre tetszőleges mélységben kidolgozható. Egy projekt sikerét meghatározza a folyamatok összhangja, a kapcsolódások megfelelősége. A döntési folyamat és az adatkezelési folyamat összhangja azt jelenti, hogy a döntés pillanatában a lehető legtöbb és legjobb adat áll rendelkezésre. Egy projekt megvalósításáról való döntés akkor lehet megalapozott, ha a döntéshozó számára ismert a döntési struktúra és az adatstruktúra kapcsolatrendszere, az adatok beszerzésének pénzügyi, technikai feltételei, illetve az adatok hiányából adódó kockázat. Egy beruházási típus döntési struktúrájának elemzése olyan modellt eredményez, melynek felhasználásával már a tervezési időszakban feltárhatók olyan kockázati tényezők, melyek csak a projekt megvalósítás későbbi fázisaiban jelentkező döntések kapcsán merülnek fel.
2.2 A kapcsolati mátrix
A döntési pontok és az adatok kapcsolatrendszere a kapcsolati mátrixszal írható le, melyet az alábbiakban mutatunk be. A mátrix minden sora megfelel egy adatnak, mely a projekt során szerephez jut. Az adatok halmaza tetszőleges mélységig strukturálható, illetve csoportosítható. A mátrix áttekinthetőségét javítja, ha megfelelő adatcsoportok kialakítása történik. A mátrix oszlopai a döntési struktúrában definiált döntési pontoknak felelnek meg. Ha a döntési struktúrát nagyon részletesen vizsgáljuk, akkor – a mátrix kétdimenziós jellege miatt – nem lehet az időbeliséget pontosan leképezni, mert a párhuzamos ágakat nem lehet pontosan ábrázolni. De a döntési pontok sorrendje nagy vonalakban visszatükrözi a döntések időbeliségét. A döntési struktúra pontos leírása a döntési gráffal (fával) valósítható meg. A mátrix egy sorában jelölve van minden olyan döntési pont, ahol az adott tényezőre vonatkozó adat felhasználásra kerül. Egy soron végighaladva – az oszlopok tartalmának időbeliségét követve – az adat értéke, illetve funkciója értelemszerűen változhat.
1. ábra: a kapcsolati mátrix felépítése
A mátrix soraiban szerepelnek olyan adatok, amelyeknél az adat jellege időben változik. Például a geotermikus folyadék jellemzői – mint kiemelkedően fontos adatok – két adatcsoportban is szerepelnek: előzetesen becsült adatok között és a megfúrt kútból származó adatok között. Vannak olyan adatok is, melyek természetüknél fogva a projekt folyamata alatt állandónak tekintendő adatok, például a települések jellemzői, vagy a földrajzi adatok.
A 2. ábrán bemutatunk néhány adatcsoportot, melyeknek a mátrixban való szerepeltetése célszerű. Ezek az adatcsoportok egy geotermikus beruházás kapcsolati mátrixában szerepelnek.
2.a ábra: Politikai, gazdaságpolitikai adatok
2.b ábra: Geológiai, geofizikai adatok
2.c ábra: Üzemeltetési adatok
2.d ábra: Az üzleti terv részei
2.e ábra: A termelő kút jellemzői
A mátrixban jelölve van, hogy mely adatok mely döntési helyzetekben jutnak szerephez. Például a beruházás elindításáról való döntéshez szükséges információk:
A kapcsolati mátrix rögzíti azoknak az adatoknak a körét, melyeknek az adatbázisban meg kell jelennie. Másrészt jelzi, hogy az adat mely döntési pontokon válik szükségessé. Mivel az egyes adatok beszerzése költséges és időigényes lehet, az adatok beszerzésére vonatkozóan ütemtervet kell készíteni: az adatnak a döntéskor rendelkezésre kell állnia.
A kapcsolati mátrix logikailag meghatározza, hogy az adat „mikor jut szerephez”. Konkrét projekt esetén az megvalósítási ütemtervet össze kell hangolni a döntési struktúrával, áttéttelesen a kapcsolati mátrixszal. Ebben az összefüggésrendszerben az adatok felhasználásának időpontja már meghatározott.
2.3 A modell alkalmazása geotermikus beruházások esetén
Energiapolitikai, környezetvédelmi és egyéb gazdasági megfontolások alapján, hosszú távon várhatóan nem nélkülözhető az energiatermelésnek ez a módja, különös tekintettel arra, hogy megújuló energiaforrásról van szó.
A geotermikus energia jellemzője, hogy helyhez kötött energia és a beruházási költségek jelentős összeget tesznek ki, különösen akkor, ha a nagy mélységben lévő rétegek hőjének kiaknázása a cél, az adott technológia mellett elérhető teljesítmény pedig bizonytalan. Ezek a tényezők gátolják a beruházások tömeges megvalósítását.
Egy geotermikus rendszer működőképességét olyan fizikai folyamatok határozzák meg, melyek környezetéről korlátozott mértékben állnak rendelkezésre információk. A kiaknázandó hő utánpótlását biztosító közeg fizikai és geológiai jellemzői bonyolultan és költségesen mérhetők.
Ezek a tényezők bizonytalanná teszik a forrás értékelését, és ilyen körülmények között kell beruházói döntéseket megalapozó számításokat végezni.
A legfontosabb adatok:
– a lelőhely geológiai jellemzői;
– a rezervoár fizikai jellemzői;
– piaci igény;
– a létesítmények költsége (kutak, felszíni létesítmények);
– a földterületekkel, bányászattal kapcsolatos jogi szabályozás;
– koncessziós szabályok;
– a villamos hálózatba való betáplálás feltételei;
– energiaár-szabályozás;
– az állam szerepvállalása;
– kedvezmények, támogatások.
Egy geotermikus rendszer a legegyszerűbb megközelítésben is legalább négy részrendszerből áll:
– a felhasználás módjától és a technológiától függő felszíni berendezések;
– termelő/visszasajtoló kutak;
– munkaközeg;
– hőtároló közeg (rezervoár).
A 3. ábra az adatok csoportosításának egyik célszerű módját mutatja. A csoportosítás elve területi alapú, ami összhangban van a beruházói döntések logikájával.
3. ábra: a sorok csoportosításának egy lehetősége
4. ábra: A fő döntési pontok a beruházás szakaszaihoz kapcsolódóan
Az oszlopok (döntési pontok) sorrendje a legegyszerűbb esetben az időrendnek megfelelő, de elképzelhető más logika is, különösen akkor, ha a döntési pontok száma igen nagy. Ilyenkor külön blokkban lehet kezelni például a műszaki jellegű döntéseket, a pénzügyi döntéseket, és a piaci döntéseket. A 4. ábrán a fő döntési helyzetek listája látható időrendben, a geotermikus projektek fő szakaszaihoz kapcsolódóan. A főszakaszokon belül szereplő döntések a geotermikus beruházások esetében a kapcsolati mátrix oszlopai lesznek, melyekhez hozzárendeljük azokat az adatokat, melyek szükségesek az adott döntés meghozatalához.
3. Összefoglalás
A beruházások kockázatának csökkentésére a tervezés időszakában többféle lehetőség kínálkozik, ezek közül eggyel foglalkoztunk. A módszer alkalmazásának haszna a rendszerszemléletű megközelítésből adódik, melynek lényege az adatoknak a funkció szempontjából való megközelítése, ami egyrészt a folyamatok megismerésének kiváló eszköze, és egyben hatékony adatszerzési és adatkezelési tervet alapozhat meg, ha a projekt megvalósítása mellett döntünk. A bemutatott koncepció bármilyen beruházástípus esetén alkalmazható. A rendszer a kiválasztott szakterületre tetszőleges mélységben kidolgozható. A cél olyan rendszer megalkotása, mely keretet teremt egy adott szakterületen felhalmozott, nagyon sok forrásból származó, nagy mennyiségű információ hatékony prezentálására. A döntési pontok és az adatok kapcsolatrendszere a kapcsolati mátrixszal írható le. A mátrix minden egyes sora megfelel egy adatnak, mely a projekt során szerephez jut. A mátrix jellemző a vizsgált beruházástípusra. Tanulmányozásával a projekt folyamat megismerhető, és a rögzített kapcsolatok iránymutatásként szolgálhatnak a projektek előzetes elemzéséhez. Példaként, egy geotermikus beruházás adatstruktúrájának részleteit írtuk le.
Felhasznált szakirodalom
Görög M. (1993). Bevezetés a projektmenedzsmentbe, Aula Kiadó, Budapest Husti I. (szerk) (1999) Beruházási kézikönyv, Műszaki Kiadó, Budapest Jelen T., Mészáros T. (2008) Tervezés, Aula Kiadó, Budapest
JENEI Tünde, mestertanár, KOCSIS Imre, főiskolai tanár DE Műszaki Kar
Szóljon hozzá
A hozzászóláshoz be kell jelentkezni.